外贸报价单怎么做？分享报价单的常用形式

一份报价单的主要内容包括报价单的单头、产品基本资料、产品技术参数、价格条款、数量条款、支付条款、质量条款、交货期条款、品牌条款、原产地条款、报价单附注的其他资料等。主要作用就是方便海外采购商能快速明确产品及其价格。

报价单的基础功能都是一致的，这也就意味着大多数公司业务员的报价单在某种程度上其实会趋同，那如何才能在报价单上做出差异在众多报价单中脱颖而出，让海外采购商眼前一亮并留下深刻印象呢？我们可以从报价单的形式和内容两方面入手：

一、报价单的常用形式

1.图片式报价单

这是目前最常用的报价方式。其实就是将产品图片、产品名称、型号、价格、包装、交货期等重要内容都放在一起，让客户在看到产品图片时也同时看到价格，价格和产品图片对应在一起，相信肯定能给客户留下深刻印象。

2.对比式报价单

首先，将本公司的相同产品不同时期的价格或者不同产品的价格做个对比，给客户多样的选择，以便留住客户。其次，将本公司的报价和其他公司的报价放在一起，让客人进行比较，但一定要选对参照公司，最好选择本行业的龙头企业进行参照，再根据自己公司的产品质量和市场定位制定自己的价格。

3.分析式报价单

这种报价样式要求你给客户的不仅是报价，还有关于产品的一些分析。比如说：国外市场标准、所需证书、淡季旺季，主要用来开发新的市场领域，带有劝诫客户接受自己产品的暗示。

4.分割式报价单

上面这个就是分割式报价单，将产品的价格组成写清楚，让客户一目了然。这种报价样式适合于在第一次报价之后客户抱怨价格贵了再次报价时使用。

二、报价单的内容

1.在邮件正文里一定写上关键内容，例如总报价，公司的优势等等，吸引客户最终打开报价单。

2.报价单的命名一定是公司名称加产品名称，保证客户到时候能够知道这份报价单是什么产品的报价单，来自于哪个公司。

3.写明收件人。在报价单开头写上：To 某客户，后面加上报价单制作时间和有效期。

4.在报价单抬头部分加入自己的公司的标志，名称，电话，传真，邮箱，以及公司的一些理念、口号等，这是用来提升形象、展现专业度的一种方法。

5.如果允许，可以在报价单的第一部分做公司简介，突出优势，有哪些产品认证，甚至可以把公司办公室、工厂和车间的图片都放上。切记，凡是出现图片的都要打上水印！

6.制作报价表格。将每一部分的价格标注清楚，包括每一部分的型号、大体参数尺寸、品牌、质保年限等等。当然还是要出现报价的关键因素，付款方式等！

7.介绍产品卖点，并告诉客户，你的产品为什么是这个价钱。例如客户要了十个设备，上面对于每个设备都简略地用表格报了价，这个部分就需要放出每个设备详细信息：图片、认证、具体的参数、优势、设备的包装类型、包装图片、配套的配件数量，等等。

8.在最后一部分演示一下客户需要的产品如何摆放装箱，总计需要几个集装箱，彰显专业。

9.提供至少两种格式的报价单。第一种为 Word 文档，这是供客户修改使用的。另一个为 PDF 版本。PDF版比较正规，是标准的文书。最好再提供一个图片版，万一客户打不开 Word，又没有 PDF 浏览器，就要寄希望于这张图片了！

无论提供的是什么文件格式，发之前必须预览，保证客户拿到手可以直接打印使用！并在邮件最后部分写上：详细报价资料请参见附件中的文件，我提供了三种格式，Word、PDF、JPEG 视您的电脑软件情况选择最合适的格式，您可以直接下载打印使用！

11.注意分段排版，不要出现很多文字一大段的情况，用不同的颜色文字标记不同的重点，加上图片，图文交叉，可以做出一个非常漂亮的报价文件！

12.将报价单翻译成客户的母语。如果可以，大家可以将报价单翻译为采购商当地语言，对于那些英语不是母语的客户，如果收到一封他自己国家语言的报价单，他会看到你的细心与专业。

三、报价后保持跟单

对于外贸人来说并不是发完报价单后就万事大吉了，要知道，给客户发报价单的肯定不止一个，客户忙起来，或者报价单太多很有可能就把你的遗漏掉了。所以及时跟进很重要，并且跟进也表示了你对这次合作的重视。

在报价单发出去之后的两天内如果客户都没有回复的话，外贸员就要先发一封邮件询问客户是否收到你的报价，如果收了是否对报价有什么疑问，然后再针对客户的疑问或顾虑进行回复。如果客户还是不回复，那可以选择进行致电。如果客户直接拒绝，并明确表示已经采购了其他产品，那进行长远的跟进就好，定期进行问候，但不要太频繁。

四、报价单报价技巧

说到报价单中最重要的部分，必然是商品的具体价格，如果能够巧妙运用报价技巧进行报价那对最终成单一定有促进作用。灵活应用报价技巧，才能让报价单发送后，快速获得客户的回应。

多数情况下，外贸报价的尺度非常灵活，特别是那些利润空间比较大的产品，如日用消费品、工艺品等，而不分析市场和客户情况而固守一个价位的报价往往会丧失很多成交机会，所以在报价前可以利用格兰德找客户调取一份指定商品的采购商报告查看市场形势，从而确定一个合适的价格。

对初次接触的客户，最好不要用“quote”这样正规的词来报价，轻描淡写地用“price”足矣。甚至不出现price字样亦可，成为一个“虚盘”，而虚盘的重点是一定要留个尾巴来“钓”客户。

比如规定一个最低订货量，作为以后讨价还价的筹码之一；虚盘后面补充说明：“上述价格为参考，如您所理解，根据订货量、交货时间和付款方式的不同，价格会有很大的区别——有时甚至会有高达10%的折扣。”

这种“留一手”的报价方式，后期演化出了两种常见的报价技巧：“低价留尾”和“高价留尾”：

“低价留尾”，就是报低价，但规定一个比较大的起订量，甚至大大高于你所估计的客户可能的订购量也没有关系，关键是用低价勾起客户兴趣，后期再以订量不够为理由进行涨价。“高价留尾”，是报高价后，规定一个小的订货量（客户不难达到的量），并许诺如果超过此量，价格会有折扣。此外，表示根据付款方式的不同，可给予较大优惠等等。