询价采购流程是什么？做外贸采购询价流程详解

采购询价流程是指企业或组织在购买物品或服务时通过询价的方式获取供应商报价，以选择最合适的供应商。以下是采购询价流程的详细介绍：

一、 确定需求：确定需求是采购询价流程中的第一步，采购人员需要明确所需物品或服务的具体要求和数量，包括以下内容：

1. 产品规格：确定所需物品或服务的具体规格，例如产品的型号、尺寸、功能等。

2. 质量要求：明确对产品或服务质量的要求，包括外观、性能、可靠性等方面。

3. 数量：确定所需物品或服务的数量，根据企业的需求及预计的使用量来确定。

4. 交货时间：确定所需物品或服务的交货时间要求，包括确切的交付日期或交付时限。

通过明确需求，采购人员可以确保向供应商提供准确的信息，使其能够准确报价，并为采购决策提供依据。同时，明确需求还有助于避免后期出现供应商无法满足需求的问题，确保物品或服务能够按时交付并符合预期质量标准。

二、寻找供应商：寻找合适的供应商是采购询价流程中的关键步骤之一。采购人员可以通过多种方式来寻找潜在的供应商，包括但不限于以下几种途径：

1. 互联网搜索：通过搜索引擎、采购平台等方式，在互联网上搜索相关的供应商信息并进行筛选。

2. 参考业内刊物：阅读行业相关的刊物、杂志、论坛等，以获取供应商的信息和推荐。

3. 询问同行：与同行业的采购人员进行交流，分享经验和资源，获得推荐的供应商。

4. 向供应商推荐：向已知的供应商或合作伙伴请教，获得其他供应商的推荐。

在寻找供应商的过程中，采购人员可以根据自身需求、供应商的信誉、质量标准、服务水平等因素进行筛选和评估，以确定最合适的供应商进行询价和比较分析。

三、发出询价函：一旦确定了需要联系的供应商，采购人员会向他们发出询价函。询价函是一种书面形式的询价请求，用于向供应商询问他们对所需物品或服务的报价和相关信息。询价函通常包括以下内容：

1. 物品或服务的详细说明：明确所需物品或服务的具体规格、特性和功能等。

2. 数量：说明所需物品或服务的具体数量或预估需求量。

3. 质量要求：明确对产品或服务质量的要求，包括技术标准、测试认证等。

4. 交货时间要求：确定所需物品或服务的交货时间要求，包括确切的交付日期或交付时限。

5. 报价截止日期：要求供应商在特定日期前提交报价，并说明报价截止日期。

通过发出询价函，采购人员能够向供应商表达明确的询价意图，并要求供应商提供准确的报价和相关信息。这有助于采购人员进行后续的比较分析，并决策选择最适合的供应商。

四、收集供应商报价：采购人员在收到供应商的报价文件后，需要确保收集到所有供应商的报价。在报价截止日期之前，采购人员应该与供应商保持沟通，提醒他们按时提交报价文件。为了确保收集到所有供应商的报价，采购人员可以采取以下步骤：

1. 跟踪确认：跟踪确认已发出的询价函，主动联系供应商确认是否收到了询价函，并提醒他们按时提交报价。

2. 提供便利：为供应商提供报价的方式和渠道，例如电子邮件、在线报价平台等，以便他们方便地提交报价文件。

3. 检查列表：创建一个供应商报价的检查列表，确保每个供应商都在列表中，并及时标记已收到的报价。

4. 延期处理：如果某些供应商无法在报价截止日期前提交报价，采购人员可以考虑延长报价截止日期，以便更多的供应商有机会提供报价。

5. 提醒通知：在报价截止日期前，再次提醒供应商提交报价，并确认他们是否还有任何疑问或需要进一步的信息。

通过以上措施，采购人员可以有效地收集到所有供应商的报价，为后续的比较分析和决策提供充分的参考。

五、比较分析报价：采购人员需要对收集到的供应商报价进行比较和分析，考虑报价的价格、质量、交货时间以及供应商的信誉和服务等因素。同时，还可以进行与供应商的谈判，以获取更有利的价格和服务条件。在比较分析报价时，可以考虑以下因素：

1. 价格：比较各供应商的报价，包括总价格和单价，以确定最具有竞争力的报价。

2. 质量：评估供应商所提供产品或服务的质量，了解其是否符合需求和标准。

3. 交货时间：考虑供应商能否在规定的时间内按时交付所需物品或服务。

4. 供应商信誉和服务：了解供应商的声誉和信誉，包括以往的交易记录、客户评价等。还要考虑供应商是否能够提供良好的售后服务和支持。

5. 谈判：与供应商进行谈判，以争取更有利的价格和服务条件。

采购人员可以对比不同供应商的报价，权衡价格、质量、交货时间、信誉和服务等因素，综合考虑后做出最佳的采购决策。谈判技巧和沟通能力也可以帮助采购人员与供应商达成双方满意的协议。

六、选择供应商：根据比较分析的结果，采购人员会选择最合适的供应商。在选择供应商时，除了考虑报价以外，还要综合考虑其他因素，如供应商的可靠性、产品质量、交货能力、售后服务等。

选择供应商后，采购人员会与选定的供应商进行进一步的商讨和协商，以达成具体的合同细节。合同细节可能涉及到产品规格、交货时间、付款方式、售后服务和保修条款等。采购人员需要与供应商协商并达成双方满意的合同条款。

在商讨合同细节时，建议采购人员应与供应商保持良好的沟通和协商能力，确保双方的权益得到保障，并最终达成一份公平、合理的合同。

七、签订合同：一旦双方就合同细节达成一致，采购人员和供应商会进行最后的谈判和协商，并最终签署采购合同。

在签订合同的过程中，双方需要协商并确定具体的交货条款，如交货时间、地点和方式等。付款条件也是合同中的重要内容，其中包括付款方式、付款期限等。质量保证和售后服务条款也需要在合同中明确规定，以确保所采购的产品或服务符合预期的质量标准，并能享受到有关的售后支持。

签订合同之前，建议采购人员仔细审查合同条款，并确保自己对合同中的各项条款有充分的理解和认可。如果有需要，可以寻求法律或合同专家的建议，以确保合同的合法性和有效性。

一旦合同签订完成，采购人员和供应商就形成了法律上的约束关系，双方都需要履行合同中规定的义务和责任。

八、监督执行：监督执行是采购流程中非常重要的一环。采购人员在供应商交货后，需要对交货内容进行检查和验收，以确保供应商按照合同要求进行交付。如果发现任何质量问题或合同不符的情况，采购人员应该及时与供应商协商并解决问题。

采购人员还需要跟进供应商的售后服务。如果在使用过程中出现问题或需要售后支持，采购人员应及时与供应商联系并寻求解决办法。在处理任何潜在纠纷或问题时，采购人员应与供应商保持良好的沟通，并寻求双方共同的解决方案。

监督执行阶段的目标是确保供应商交付的产品或服务符合合同约定的标准和质量要求，并确保售后服务的及时响应和有效解决。通过监督执行，采购人员可以确保供应商履行其合同义务，并最大程度地保护采购方的利益。

这就是采购询价流程的主要步骤，通过细致的询价流程，企业或组织可以获得最合适的供应商，并确保所购物品或服务的质量和交货时间的满足。